2 marca, 2026
Czego dowiesz się z tego artykułu?
- Obowiązek KSeF przy fakturach zagranicznych zależy od miejsca opodatkowania transakcji, a nie kraju kontrahenta.
- WDT i eksport towarów podlegają KSeF, ponieważ są rozliczane w Polsce.
- Podmioty zagraniczne zarejestrowane do VAT w Polsce podlegają KSeF na takich samych zasadach jak polskie firmy.
- Sprzedaż w procedurze OSS/IOSS oraz B2C jest wyłączona z obowiązku KSeF.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne rozwiązanie cyfrowe wprowadzone w Polsce, które ma na celu ujednolicenie oraz usprawnienie procesu wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lutego 2026 roku zasadniczo zmienia on sposób fakturowania w relacjach B2B między przedsiębiorcami. Dlatego też wiele firm zastanawia się, czy KSeF obejmuje również faktury zagraniczne. A co za tym idzie – również jak dokumentować transakcje z kontrahentami spoza Polski.
Czy KSeF dotyczy faktur zagranicznych? Podstawowa zasada
Tak naprawdę największe znaczenie ma miejsce opodatkowania transakcji, a nie kraj siedziby kontrahenta.
Faktura musi trafić do KSeF, jeżeli:
- wystawcą jest podatnik posiadający siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce,
- transakcja podlega opodatkowaniu VAT w Polsce,
- nie zachodzi ustawowe wyłączenie.
Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów, obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych obejmuje podatników posiadających siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Polski.
Dokładniej oznacza to, że:
Eksport towarów, WDT czy usługi dla zagranicznego kontrahenta mogą podlegać KSeF, jeżeli są rozliczane w Polsce.
Kiedy transakcje zagraniczne trzeba dokumentować w KSeF?
Eksport towarów (poza UE)
Eksport towarów podlega raportowaniu w KSeF, ponieważ jest czynnością opodatkowaną w Polsce (stawka 0% przy spełnieniu warunków).
- Faktura musi zostać wystawiona w KSeF.
- Kontrahent zagraniczny otrzymuje ją poza systemem (np. PDF).
Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT)
WDT również jest czynnością opodatkowaną w Polsce (0%), dlatego:
- faktura dla kontrahenta z UE,
- rozliczana jako WDT,
- podlega obowiązkowi KSeF.
Usługi dla kontrahenta z UE lub spoza UE
Tutaj decyduje miejsce świadczenia usług.
- Jeśli miejsce opodatkowania znajduje się w Polsce → faktura w KSeF.
- Jeśli miejsce opodatkowania znajduje się poza Polską → brak obowiązku KSeF.
Przykład:
Usługa marketingowa świadczona dla niemieckiej spółki (B2B, art. 28b ustawy VAT) – miejsce opodatkowania znajduje się w Niemczech → brak obowiązku KSeF.
Kiedy KSeF nie obejmuje faktur zagranicznych?
Podmiot zagraniczny bez siedziby i bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce
Jeżeli podatnik:
- nie posiada siedziby w Polsce,
- nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności,
- nie jest zarejestrowany do VAT w Polsce,
nie podlega obowiązkowi wystawiania faktur w KSeF.
Procedura OSS / IOSS
Sprzedaż rozliczana w ramach:
- OSS (One Stop Shop),
- IOSS (Import One Stop Shop),
jest wyłączona z obowiązku KSeF.
Faktury B2C dla zagranicznych konsumentów
Faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C), w tym zagranicznych konsumentów, również nie podlegają obowiązkowi wystawiania w KSeF.
Techniczne obowiązki przy fakturach zagranicznych
Jeżeli faktura zagraniczna podlega KSeF, należy pamiętać o kilku ważnych kwestiach:
- musi zostać wystawiona w strukturze XML,
- otrzymuje numer KSeF,
- datą wystawienia jest data przyjęcia przez system.
Ponieważ zagraniczny kontrahent zazwyczaj nie ma dostępu do KSeF, konieczne jest:
- przekazanie faktury w uzgodnionej formie (PDF, wydruk),
- zapewnienie czytelności danych w języku uzgodnionym między stronami.
Czy każda faktura dla kontrahenta zagranicznego musi być w KSeF?
Nie – obowiązek zależy od miejsca opodatkowania oraz statusu podatnika.
Czy WDT podlega KSeF?
Tak – ponieważ jest czynnością opodatkowaną w Polsce stawką 0%.
Czy usługi B2B dla firm z UE podlegają KSeF?
Tylko jeśli miejsce opodatkowania znajduje się w Polsce.
Czy zagraniczna firma z polskim NIP musi korzystać z KSeF?
Tak, jeśli dokonuje sprzedaży podlegającej VAT w Polsce.
Źródła:
