Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowa platforma umożliwiająca wystawianie, otrzymywanie i przechowywanie tzw. faktur ustrukturyzowanych. KSeF będzie oznaczał dokumenty numerem identyfikującym oraz weryfikował poprawność faktur zgodnie z konkretnym, obowiązującym wzorem.

KSeF obejmie wszystkie przedsiębiorstwa w Polsce, tzn. przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT; przedsiębiorców zwolnionych z VAT; oraz osoby zidentyfikowane w Polsce do procedury unijnej OSS, które posiadają polski identyfikator podatkowy NIP.

Niedostosowanie się do tego wymogu będzie równoznaczne z naruszeniem prawa podatkowego. 

System zaczął działać na początku 2022 roku, a korzystanie z niego jest w tej chwili dobrowolne. Polska nałoży obowiązek wystawiania e-faktur w transakcjach B2B w styczniu 2024 r.

Linki

https://www.podatki.gov.pl/ksef/
https://www.podatki.gov.pl/ksef/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/
https://www.podatki.gov.pl/ksef/pytania-i-odpowiedzi-ksef/
https://www.podatki.gov.pl/e-deklaracje/dokumentacja-it/struktury-dokumentow-xml/#ksef
https://www.podatki.gov.pl/ksef/pliki-do-pobrania-ksef/
https://www.podatki.gov.pl/ksef/uprawnienia-ksef/
https://www.podatki.gov.pl/vat/formularze-do-druku-vat/#ZAW-FA

KSeF – mapa drogowa

2021

Uchwalenie przez Sejm ustawy (dot. podatku od towarów i usług) o wprowadzeniu Krajowego Systemu e-Faktur i wystawianiu faktur w formie ustrukturyzowanej. Od października do grudnia 2021 roku prowadzono program pilotażowy z udziałem podatników. 

Styczeń 2022

Od 1 stycznia 2022 roku Krajowy System e-Faktur został uruchomiony jako rozwiązanie dobrowolne. Od tego momentu istnieje możliwość wystawienia faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Styczeń 2024

Termin obowiązkowego korzystania z KSeF.

Rada Unii Europejskiej, na podstawie decyzji derogacyjnej z dnia 17 czerwca 2022 roku, przyjęła datę wprowadzenia obowiązku fakturowania elektronicznego w Polsce na dzień 1 stycznia 2024 roku. 

Lipiec 2024

Nowy Termin obowiązkowego korzystania z KSeF.

Zgodnie z ostatnimi informacjami, termin wprowadzenia obowiązkowej faktury ustrukturyzowanej w Polsce zostanie przesunięty na lipiec 2024r.

Źródło: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32022D1003  

Zalety rozwiązania

• Jeden wzór wszystkich rodzajów faktur – uproszczone przepisy dotyczące fakturowania
• Ograniczenie błędów na fakturach. Redukcja ilości błędów rachunkowych, zapobieganie nieprawidłowościom w zakresie podatków (zarówno VAT, jak i akcyzy oraz podatków dochodowych)
• Szybszy zwrot VAT – z 60 do 40 dni
• Minimalne ryzyko zagubienia faktur – bezpieczne przechowywanie faktur (nie zostaną zniszczone, nie zginą, co wyeliminuje też duplikaty faktur). Ministerstwo Finansów będzie przechowywało dokumenty przez okres dziesięciu lat.
• Śledzenie faktury od chwili zamówienia do momentu płatności 
• Wyeliminowanie konieczności przesyłania dodatkowo Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) – dane te będą dostępne w ramach KSeF
• Brak obowiązku archiwizowania faktur papierowych, co przełoży się na ograniczenie stosowania papieru i zredukuje koszty. E- faktur nie trzeba drukować lub wysyłać pocztą. Dzięki temu ograniczymy zanieczyszczenie środowiska i zredukujemy ślad węglowy, co jest zarówno działaniem proekologicznym oraz jest zgodne z założeniami pakietu „Fit for 55”.
• Automatyzacja procesów pomiędzy różnymi systemami.

Jak wystawić fakturę w KSeF

Faktury ustrukturyzowane wystawisz:

• przy użyciu bezpłatnych narzędzi, które udostępniło Ministerstwo Finansów,
  Aplikacja Web – wersja demo
  https://ksef-demo.mf.gov.pl/web/home
  
  Aplikacja Web – wersja produkcyjna
  https://ksef-demo.mf.gov.pl/web/home
  
• przy użyciu programów komercyjnych zintegrowanych z KSeF – takich jak ERP, programy księgowe, API.