Data wystawienia faktury w KSeF – wszystko co musisz wiedzieć

W tradycyjnym modelu wystawiania faktur przedsiębiorca miał pełną kontrolę nad datą wystawienia dokumentu, natomiast w KSeF to moment przesłania faktury do systemu i jej akceptacji jest najważniejszy. Dlatego w aktualnej sytuacji przedsiębiorcy muszą inaczej planować proces fakturowania, ponieważ system narzuca określone ramy techniczne i formalne. 

Jak jest ustalana data wystawienia faktury w KSeF?

W systemie KSeF data wystawienia faktury nie jest dowolnie nadawana przez podatnika w takim sensie, jak miało to miejsce w tradycyjnych systemach księgowych. 

Zgodnie z zasadami funkcjonowania KSeF:

• faktura uznawana jest za wystawioną w momencie jej przesłania i zarejestrowania w systemie,
• system nadaje jej unikalny numer identyfikacyjny KSeF,
• dopiero po nadaniu numeru dokument uznaje się za formalnie wystawiony.

Co to oznacza? Że data wystawienia faktury w KSeF jest ściśle powiązana z czasem technicznego przetworzenia dokumentu przez system, a nie wyłącznie z datą wskazaną przez użytkownika w formularzu.

Data sprzedaży a data wystawienia faktury w KSeF – najważniejsze różnice

Data sprzedaży i data wystawienia faktury to dwa różne pojęcia, które pełnią całkowicie inne funkcje:

• data sprzedaży odnosi się do momentu wykonania usługi lub dostarczenia towaru,
• data wystawienia faktury w KSeF odnosi się do momentu zatwierdzenia dokumentu w systemie,

Ważne! Obie daty mogą się różnić i nie muszą być identyczne.

Co więcej, obowiązek podatkowy VAT często powstaje na podstawie daty sprzedaży, natomiast formalne wystawienie dokumentu następuje później lub wcześniej, zależnie od momentu jego przesłania.

Rozbieżność ta jest istotna, ponieważ wpływa na:

• moment rozliczenia VAT,
• ujęcie przychodu,
• poprawność ewidencji księgowej.

Czy w KSeF można wystawić fakturę z datą wsteczną?

System KSeF nie pozwala na „techniczne cofnięcie czasu” w zakresie faktycznego momentu rejestracji dokumentu. Oznacza to, że:

• faktura nie może zostać formalnie wystawiona w systemie z datą wcześniejszą niż moment jej przesłania,
• możliwe jest natomiast wskazanie wcześniejszej daty sprzedaży na fakturze,
• system i tak rejestruje rzeczywisty moment jej przyjęcia.

W efekcie „wystawienie wsteczne” w sensie technicznym nie funkcjonuje tak jak w tradycyjnym modelu. Dlatego należy stosować zgodność między rzeczywistą sprzedażą a terminem wysyłki do KSeF, aby uniknąć rozbieżności księgowych.

Jaka data wystawienia faktury jest wiążąca?

Dla celów podatkowych oraz księgowych ważne jest to, jaka data wystawienia faktury widnieje na dokumencie i w systemie. Należy przyjąć, że wiążąca jest data nadania numeru KSeF, która jest tożsama z datą wpływu dokumentu do systemu.

Istnieją jednak sytuacje szczególne, takie jak awaria systemu:

• W przypadku ogłoszonej awarii KSeF, podatnik może wystawiać faktury w trybie offline (zgodnie ze wzorem e-faktury).
• Takie faktury muszą zostać wprowadzone do KSeF w określonym terminie po ustaniu awarii.
• Wówczas za datę wystawienia uznaje się datę faktycznego wystawienia dokumentu w trybie offline, o ile został on dostarczony do systemu w ustawowym terminie. Jest to jedyny wyjątek, w którym data systemowa może być późniejsza niż data uznana za datę wystawienia.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o wystawianie faktury w KSeF