Witajcie w świecie cyfrowej faktury! Wiecie, że nadchodzą zmiany? Ministerstwo Finansów ogłosiło, że wdrożenie faktury ustrukturyzowanej w Polsce zostało opóźnione o kolejne pół roku. Przedsiębiorcy, którzy nie są jeszcze gotowi na tę transformację, to główny powód tej decyzji. Ale to nie wszystko! Trwają prace nad nową wersją schematu faktury ustrukturyzowanej i wprowadzeniem kilku kluczowych zmian.

Cyfryzacja e-fakturowania to proces, który wymaga dużej determinacji wielu interesariuszy, zarówno publicznych, jak i prywatnych. Tylko wtedy może przynieść długofalowe korzyści – są już one udziałem państw takich jak Włochy. Wdrożenie e-fakturowania wymaga wiele wysiłku, zasobów i zbudowania nowej infrastruktury, a administracja publiczna musi zapewnić wsparcie i inwestycje, aby pomóc firmom w tranzycji z „papierowego” fakturowania do fakturowania elektronicznego. Te działania to m.in. opracowanie regulacji i standardów, stworzenie bezpiecznej i niezawodnej sieci oraz szkolenie personelu.

Firmy natomiast muszą zainwestować w nowe technologie i procesy, takie jak: integracja systemów fakturowania z istniejącym oprogramowaniem finansowym i księgowym, wdrożenie cyfrowych podpisów i technologii szyfrowania oraz opracowanie nowych procesów obsługi faktur elektronicznych.

Mimo wyzwań związanych z wdrożeniem e-fakturowania, korzyści w długiej perspektywie czasowej są oczywiste. Dzięki uproszczeniu procesu fakturowania, redukcji kosztów i poprawie dokładności oraz szybkości płatności, e-fakturowanie pomoże firmom i administracji publicznej w zwiększeniu konkurencyjności, wzmocnieniu stabilności finansowej oraz wsparciu zrównoważonego rozwoju gospodarczego.

O ile o samych biznesowych zmianach można dowiedzieć się więcej ze stron i mediów społecznościowych Ministerstwa Finansów, chcielibyśmy zwrócić uwagę na istotną kwestię w zakresie wdrożenia w sensie stricte technicznym i przestrzec firmy przed czekaniem do ostatniej chwili.

Firmy, które już teraz wdrażały KSeF, muszą mierzyć się z kolejnymi zmianami założeń i niespójnością deklaracji strony rządowej. Szacuje się, że sama zmiana schematu  przełoży się na wzrost kosztów o ok. 20%. Dodatkowo, jeśli wierzyć deklaracjom Ministerstwa Finansów, faktury w modelu B2C nie będą obligatoryjne. Okazuje się, że spora część funkcjonalności rozwijanych przez firmy w celu wdrożenia KSeF jest zwyczajnie bezużyteczna. Można w pełni zrozumieć frustrację firm – przez brak jednoznacznego stanowiska marnowany jest ich czas i pieniądze.

Z drugiej strony, obowiązkowy KSeF nieuchronnie się zbliża, a przesunięcie terminu jego wprowadzenia o pół roku może okazać się zbawienne dla wielu firm. Z naszych informacji wynika, że ich lwia część ogóle nie zdaje sobie sprawy, że obowiązek e-faktury zostanie wprowadzony do polskiego porządku prawnego w 2024 roku. Przedsiębiorcy nie wiedzą, że wdrożenie rozwiązania we własnym zakresie będzie bardzo skomplikowane. Oczywiście, jest też sporo firm, które rozwiązania pozyskuje od największych producentów oprogramowania księgowego, więc po prostu czekają na jego aktualizację. Okazuje się jednak, że u wielu firm proces fakturowania jest ściśle powiązany z ich innymi procesami wewnętrznymi – te przedsiębiorstwa czeka prawdziwa rewolucja w zakresie dostosowania swoich systemów do obowiązku e-fakturowania.

Proces dostosowania oprogramowania do nowych wytycznych to wyzwanie nie tyle finansowe, co przede wszystkim logistyczne i merytoryczne. W przypadku dostosowania własnych systemów i procesów do wymagań faktury ustrukturyzowanej szacuje się, że na zbudowanie tradycyjnego, kilkuosobowego osobowego zespołu potrzebny jest nawet cały kwartał. Następnie konieczne jest zintegrowanie rozwiązania z KSeF, co też jest dość skomplikowane i może zająć od sześciu miesięcy do roku. Koszty już na tym etapie można szacować na poziomie kilkuset tysięcy złotych. Do tego należy dodać także koszty infrastruktury, w zależności od wolumenu przetwarzanych faktur czy stopnia urbanizacji IT w przedsiębiorstwie. Naturalnie, pozostają jeszcze koszty i czas związany z utrzymaniem oraz testowaniem.

Nie ma pewności, czy lipiec 2024 – czyli obecnie sugerowany termin wdrożenia – zostanie dochowany. Niemniej, należy pamiętać, że standaryzacja fakturowania to nabierający tempa globalny trend, a kolejne kraje, zwłaszcza w UE, wprowadzają rozwiązania z nim związane do swoich porządków prawnych.

A-Cube API dostarcza przetestowane na rynku włoskim rozwiązania do integracji B2G tym samym minimalizując nakłady, które muszą ponieść firmy chcące dołączyć do cyfrowej rewolucji i cieszyć się jej korzyściami.

Dzięki rozwiązaniu A-Cube firma może zaoszczędzić od sześciu do nawet dwunastu miesięcy przeznaczanych w innym wypadku na development. Zamiast tego, klient otrzymuje gotowe narzędzie pozwalające na połączenie się z KSeF w ciągu maksymalnie tygodnia. Rzecz jasna, zmiany w zakresie dostosowania wewnętrznych systemów są konieczne, ale odpada cały trud związany z integracją i obsługą statusów czy powiadomień z KSeF. 

Zaoszczędzony w ten sposób czas firma może przeznaczyć na przygotowanie zespołu i zaznajomienie się z nowymi zmianami oraz na przetestowanie całego procesu.

Skontaktuj się z A-Cube aby dowiedzieć się, jak możemy pomóc właśnie Twojej firmie.