Do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wymagane jest uwierzytelnienie użytkownika. Dotyczy to zarówno korzystania z narzędzi komercyjnych, jak i aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów.

Metody uwierzytelniania w KSeF

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwe za pomocą następujących metod uwierzytelniania:

• Kwalifikowany podpis elektroniczny
• Kwalifikowana pieczęć elektroniczna (odpowiednik pieczątki firmowej)
• Podpis zaufany
• Token (ciąg znaków alfanumerycznych z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych) wygenerowany przez system po uwierzytelnieniu za pomocą jednej z powyższych metod.

Po uwierzytelnieniu, KSeF może być wykorzystywany do różnych celów, takich jak przeglądanie, wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Dodatkowo, w ramach systemu operacje może prowadzić również podmiot upoważniony przez przedsiębiorcę, np. biuro rachunkowe.

Uwierzytelnianie dla osób fizycznych

Dla osób fizycznych, np. prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, autoryzacja może odbywać się za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego (Profil Zaufany) lub poprzez API i wygenerowany token.

Jeśli podpis elektroniczny nie zawiera numeru NIP i PESEL, uwierzytelnienie jest możliwe poprzez zgłoszenie unikalnych danych identyfikujących podpis (tzw. fingerprint, odcisk palca) w zgłoszeniu ZAW-FA, które należy przesłać do urzędu skarbowego.

Uwierzytelnianie dla spółek

W przypadku podmiotów, które nie mają możliwości uwierzytelniania elektronicznego, nadanie lub odebranie uprawnień do korzystania z KSeF może nastąpić poprzez złożenie zawiadomienia ZAW-FA. W zgłoszeniu wskazuje się osobę, której nadajemy lub odbieramy uprawnienie do korzystania z KSeF. Zawiadomienie służy również do zgłoszenia danych identyfikujących podpis elektroniczny (tzw. fingerprint, odcisk palca) w przypadku osób, które posiadają podpis elektroniczny nie zawierający NIP ani PESEL.

Uprawnienia nadawane za pomocą zgłoszenia ZAW-FA będą wprowadzane do systemu przez właściwy urząd skarbowy, który wstępnie sprawdzi zgłoszenie pod względem formalnym (przede wszystkim pod kątem odpowiedniej liczby podpisów złożonych przed upoważnionych przedstawicieli). Następnie i niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia, urzędnik wprowadzi je do systemu.

Anonimowy dostęp do faktur

KSeF umożliwia także opcję anonimowego dostępu do pojedynczej e-faktury (bez wcześniejszego uwierzytelnienia w systemie). Aby skorzystać z tej opcji, należy na dedykowanej stronie podać następujące dane:

• Numer identyfikujący daną fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur
• Numer faktury
• Numer NIP lub inny identyfikator nabywcy, lub informacja o jego braku
• Imię lub nazwisko nabywcy, lub informacja o braku takich danych;
• Kwotę faktury

Aby użyć A-Cube PL API do komunikacji z KSeF, użytkownik musi podać ważny token pozyskany z aplikacji webowej administracji państwowej. Token ten stanowi formę uwierzytelnienia i zapewnia, że tylko uprawnione osoby lub podmioty są w stanie uzyskać dostęp i korzystać z systemu. Bez ważnego tokena dostęp do KSeF zostanie zablokowany.
Aby otrzymać token, użytkownik musi najpierw zarejestrować się i przejść przez proces elektronicznego uwierzytelnienia we wspomnianej aplikacji webowej. Po uwierzytelnieniu użytkownik otrzyma unikalny token, który jest ważny do momentu odwołania przez użytkownika.