Jak rozpocząć korzystanie z KSeF

Do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wymagane jest uwierzytelnienie użytkownika. Dotyczy to zarówno korzystania z narzędzi komercyjnych, jak i aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. To pierwszy krok, jeśli zastanawiasz się, jak zacząć korzystać z KSeF i przygotować firmę do obsługi e-faktur.

Najważniejsze punkty

Faktura ustrukturyzowana to elektroniczna faktura zapisana w formacie XML zgodnym z oficjalną strukturą logiczną KSeF, umożliwiającą jej automatyczne przetwarzanie.
W systemie KSeF obowiązują określone schematy faktur ustrukturyzowanych, takie jak FA(2) dla standardowych transakcji oraz FA RR dla faktur VAT RR.
Struktury logiczne faktur są publikowane i aktualizowane przez Ministerstwo Finansów, dlatego przed wdrożeniem konieczne jest monitorowanie aktualnej dokumentacji KSeF.

Jak zacząć korzystać z KSeF? Uwierzytelnienie i dostęp do systemu

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwe za pomocą kilku metod uwierzytelniania. Wybór zależy od tego, czy działasz jako osoba fizyczna (np. JDG), czy reprezentujesz spółkę oraz jakimi narzędziami dysponujesz w firmie.

Metody uwierzytelniania w KSeF

Najczęściej stosowane metody uwierzytelnienia w KSeF to:

Kwalifikowany podpis elektroniczny
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna (odpowiednik pieczątki firmowej)
Podpis zaufany (Profil Zaufany)
Token (ciąg znaków alfanumerycznych) wygenerowany po uwierzytelnieniu jedną z powyższych metod

Po uwierzytelnieniu KSeF może być wykorzystywany do różnych działań, m.in. przeglądania, wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Operacje w systemie może prowadzić również podmiot upoważniony przez przedsiębiorcę, np. biuro rachunkowe.

Uwierzytelnianie w KSeF dla osób fizycznych (np. JDG)

Dla osób fizycznych (np. prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą) uwierzytelnienie może odbywać się przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego (Profil Zaufany) lub poprzez API i wygenerowany token.

Jeśli podpis elektroniczny nie zawiera numeru NIP i PESEL, uwierzytelnienie jest możliwe poprzez zgłoszenie danych identyfikujących podpis (tzw. fingerprint, „odcisk palca”) w formularzu ZAW-FA, który należy przekazać do właściwego urzędu skarbowego.

Uwierzytelnianie w KSeF dla spółek i podmiotów uprawnionych

W przypadku podmiotów, które nie mają możliwości bezpośredniego uwierzytelnienia elektronicznego (lub chcą formalnie nadać dostęp wskazanym osobom), nadanie lub odebranie uprawnień do korzystania z KSeF może nastąpić poprzez złożenie zawiadomienia ZAW-FA.

W zgłoszeniu wskazuje się osobę, której nadajemy lub odbieramy uprawnienie do korzystania z KSeF. ZAW-FA służy również do zgłoszenia danych identyfikujących podpis elektroniczny (fingerprint), jeśli podpis nie zawiera NIP ani PESEL.

Uprawnienia nadawane poprzez ZAW-FA są wprowadzane do systemu przez właściwy urząd skarbowy po wstępnej weryfikacji formalnej zgłoszenia (m.in. liczby podpisów złożonych przez uprawnionych przedstawicieli).

Anonimowy dostęp do pojedynczej faktury w KSeF

KSeF umożliwia także anonimowy dostęp do pojedynczej e-faktury (bez wcześniejszego logowania do systemu). Aby skorzystać z tej opcji, na dedykowanej stronie należy podać zestaw danych identyfikujących dokument:

Numer identyfikujący fakturę w KSeF
Numer faktury
Numer NIP (lub inny identyfikator) nabywcy albo informację o jego braku
Imię lub nazwisko nabywcy albo informację o braku takich danych
Kwotę faktury

Token i integracja z KSeF – jak działa to w praktyce?

Aby użyć A-Cube PL API do komunikacji z KSeF, użytkownik musi podać ważny token pozyskany z aplikacji webowej administracji państwowej. Token stanowi formę uwierzytelnienia i zapewnia, że tylko uprawnione osoby lub podmioty mogą korzystać z systemu. Bez ważnego tokena dostęp do KSeF zostanie zablokowany.

Aby otrzymać token, użytkownik musi zarejestrować się i przejść proces elektronicznego uwierzytelnienia w aplikacji webowej. Po uwierzytelnieniu użytkownik otrzymuje unikalny token, który pozostaje ważny do momentu odwołania przez użytkownika.

Jeśli chcesz wdrożyć integrację z KSeF w swoim systemie (ERP, księgowość, platforma), sprawdź możliwości: A-Cube API.

FAQ

Jak zacząć korzystać z KSeF?

Aby rozpocząć korzystanie z KSeF, należy przejść proces uwierzytelnienia w systemie – np. za pomocą podpisu kwalifikowanego, podpisu zaufanego lub pieczęci elektronicznej. Po uwierzytelnieniu użytkownik uzyskuje dostęp do wystawiania, odbierania i przeglądania faktur ustrukturyzowanych.

Jakie metody uwierzytelniania są dostępne w KSeF?

KSeF umożliwia uwierzytelnienie przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, podpisu zaufanego (Profil Zaufany) oraz tokena wygenerowanego po wcześniejszym uwierzytelnieniu jedną z tych metod.

Czym jest token KSeF i do czego służy?

Token KSeF to unikalny ciąg znaków generowany po uwierzytelnieniu użytkownika w systemie. Umożliwia on bezpieczną komunikację z KSeF, w szczególności przy integracji systemów księgowych lub ERP z KSeF za pomocą API.