23 marca, 2023
Faktura ustrukturyzowana to elektroniczna faktura zawierająca numer identyfikacyjny oraz dane w formacie xml zgodnym ze strukturą logiczną przyjętą przez Ministerstwo Finansów i wymaganą przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Począwszy od 2022 roku, firmy mogą dobrowolnie wystawiać faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem KSeF, a od 2024 roku będą do tego zobowiązane.
Faktury tego typu będą miały przydzielone numery identyfikacyjne. Odbiorca faktury będzie musiał ją zaakceptować. Elektroniczne faktury są równie ważne jak faktury papierowe i podlegają tym samym przepisom dotyczącym treści i przechowywania. Faktura ustrukturyzowana to szczególny rodzaj elektronicznej faktury, która jest zapisana w formacie umożliwiającym jej automatyczne przetwarzanie przez nabywcę.
Najważniejsze punkty
- Faktura ustrukturyzowana to elektroniczna faktura zapisana w formacie XML zgodnym z oficjalną strukturą logiczną KSeF, umożliwiającą jej automatyczne przetwarzanie przez systemy księgowe.
- W KSeF obowiązują konkretne schematy logiczne faktur, w tym FA(2) dla standardowych transakcji oraz FA RR dla faktur VAT RR, które określają zakres danych i zasady walidacji.
- Struktury i dokumentacja faktur ustrukturyzowanych są publikowane przez Ministerstwo Finansów i mogą ulegać zmianom, dlatego przed wdrożeniem konieczne jest regularne monitorowanie aktualnych wersji schematów.
Przykład faktury ustrukturyzowanej
Poniżej przedstawiono uproszczony przykład struktury danych faktury ustrukturyzowanej. W praktyce faktura taka zapisywana jest w postaci pliku XML zgodnego z aktualnym schematem logicznym KSeF i zawiera znacznie więcej pól technicznych oraz walidacyjnych.
INV-001
2022-01-01
ACME Corp
PL1234567890
ABC Inc
PL0987654321
P-001
Product 1
1
100.00
23
P-002
Product 2
2
50.00
23
225.00
51.75
Należy pamiętać, że powyższy przykład ma charakter poglądowy. Rzeczywista struktura XML faktury ustrukturyzowanej jest ściśle określona w dokumentacji Ministerstwa Finansów i może ulegać zmianom wraz z kolejnymi wersjami schematów.
Rodzaje schematów faktur ustrukturyzowanych
W Krajowym Systemie e-Faktur obowiązują określone schematy logiczne, które definiują strukturę danych faktury ustrukturyzowanej. Najważniejsze z nich to:
- FA(2) – podstawowy schemat faktury ustrukturyzowanej, stosowany w większości standardowych transakcji sprzedażowych.
- FA RR – schemat przeznaczony dla faktur VAT RR, wystawianych przez nabywcę produktów rolnych lub usług rolniczych od rolnika ryczałtowego.
Każdy schemat określa obowiązkowe i opcjonalne pola faktury oraz zasady ich walidacji w systemie KSeF.
Gdzie znaleźć aktualne schematy i dokumentację?
Struktury logiczne faktur ustrukturyzowanych są publikowane i aktualizowane przez Ministerstwo Finansów. Najnowsze wersje schematów FA(2) oraz FA RR wraz z dokumentacją techniczną można znaleźć na oficjalnej stronie rządowej:
https://www.gov.pl/web/finanse/konsultacje-podatkowe-struktur-logicznych-fa2-i-farr
Przed wdrożeniem faktur ustrukturyzowanych warto regularnie sprawdzać aktualizacje schematów, aby zapewnić zgodność systemów księgowych z obowiązującymi wymaganiami KSeF.
FAQ
Czym jest e-fakturowanie?
E-fakturowanie to proces wystawiania, przesyłania i odbierania faktur w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, który umożliwia ich automatyczne przetwarzanie przez systemy księgowe i finansowe po obu stronach transakcji.
Jak wygląda e-fakturowanie w Europie?
W Unii Europejskiej od 2019 roku obowiązuje stosowanie faktur elektronicznych w transakcjach B2G (business to government). Niektóre kraje wdrożyły ten model wcześniej – przykładem jest Finlandia, która korzysta z e-faktur w zamówieniach publicznych od 2010 roku.
Dlaczego e-fakturowanie staje się standardem na świecie?
E-fakturowanie ogranicza koszty i złożoność procesów opartych na papierze, zwiększa automatyzację oraz ułatwia wykrywanie oszustw podatkowych. Obecnie niemal 90 krajów na świecie wdraża rozwiązania e-invoicing obejmujące transakcje B2B i B2G.
