L’efficienza negli scambi documentali è uno dei fattori chiave per competere nei mercati di oggi, soprattutto in contesti internazionali. Negli ultimi anni, Peppol si è affermato come rete di riferimento per la trasmissione sicura di fatture elettroniche a livello globale. In Italia può essere utilizzato tramite access point certificati come A-Cube. 

In questo articolo approfondiamo l’importanza strategica di Peppol e le potenzialità offerte dalle soluzioni A-Cube, ideali per automatizzare e rendere sicuri i flussi di documenti con partner commerciali all’estero.

Cos’è Peppol

Peppol, acronimo di Pan-European Public Procurement On-Line, è il sistema che permette ad aziende e Pubbliche Amministrazioni di diversi Paesi di scambiare documenti, dati e fatture elettroniche attraverso una rete certificata e sicura. 

Nato nel 2008 come progetto pilota di OpenPeppol, il sistema Peppol è stato finanziato dalla Commissione Europea. L’obiettivo? Semplificare gli scambi commerciali e facilitare i processi di e-procurement tra i Paesi dell’UE. Negli anni, il network è stato poi adottato a livello globale per l’invio di documenti aziendali e burocratici tra aziende di nazioni diverse e tra queste e le Pubbliche Amministrazioni. Ad oggi, Peppol copre tutto il processo di e-procurement ed è utilizzato da quasi 1,5 milioni di aziende di 98 Paesi registrati. 

Peppol e l’e-invoicing nel mondo

Peppol elimina la necessità di adattamenti complessi e permette lo scambio di fatture tra Paesi con sistemi di e-invoicing diversi. Sta quindi emergendo come soluzione standard sia per la fatturazione B2G (Business to Government) che per quella B2B (Business 2 Business). E gioca un ruolo cruciale nel passaggio da procedimenti di e-invoicing nazionali chiusi a una rete globale interoperabile. 

In Europa, la direttiva 2014/55/EU ha reso obbligatoria la fatturazione elettronica negli appalti pubblici. Peppol è stato quindi scelto come uno degli strumenti principali per lo scambio delle fatture B2G. In Italia, è uno dei canali ufficiali (insieme al Nodo Smistamento Ordini, NSO) attraverso cui le PA inviano ordini elettronici ai fornitori di beni e servizi. Dal 1° febbraio 2020, l’uso di ordini elettronici è obbligatorio per gli acquisti di beni da parte delle PA del Servizio Sanitario Nazionale, e dal 1° gennaio 2021 anche per i servizi.

E nel resto del mondo?

• Peppol è implementato come standard nazionale per la fatturazione elettronica, con incentivi per le aziende che lo adottano in Giappone, Emirati Arabi, Australia, Nuova Zelanda e Singapore;
• utilizzato come sistema per l’interoperabilità internazionale in Brasile, Messico e Argentina;
• disponibile come opzione nel settore privato in Stati Uniti e Canada.

Anche diversi Paesi africani stanno valutando l’adozione di questo sistema.

Come funziona Peppol: gli access point accreditati

Il linguaggio standardizzato utilizzato sulla rete Peppol permette ad aziende e PA di tutto il mondo di automatizzare i processi di invio di fatture e documenti, ridurre le percentuali di errore e abbattere le complessità operative e burocratiche. Il tutto con uno snellimento significativo di costi e tempistiche. In più, aziende e PA possono scegliere il fornitore più adatto in base alle proprie esigenze tra le decine di provider certificati.

A livello periferico, la rete Peppol è controllata dalle diverse Peppol Authority nazionali. In Italia questo ruolo è ricoperto da AgID (Agenzia per l’Italia digitale) che accredita i diversi provider di access point Peppol necessari per accedere alla rete.

A-Cube è un access point Peppol accreditato, cioè un vero e proprio intermediario che permette al soggetto di comunicare con gli altri sulla rete e che fornisce il Partecipant ID Peppol. Si tratta dell’indirizzo elettronico identificativo univoco dell’azienda nella rete. Il codice andrà comunicato alle PA afferenti il Sistema di Interscambio e verrà poi associato agli ordini che il soggetto riceverà dalle PA.

Il sistema Peppol funziona secondo un modello four-corner, cioè quattro “angoli” costituiti da fornitore e cliente e dai due access point che permettono loro di comunicare anche se hanno provider diversi. 

Scambi documentali su Peppol

Il formato standard dei documenti che vengono condivisi è l’Universal Business Language, abbreviato in UBL XML, che viene utilizzato anche per la fatturazione elettronica europea. 

Quando si invia un fattura elettronica tramite Peppol, l’access point del mittente ricerca quello del ricevente e verifica la sua disponibilità a ricevere il documento. La trasmissione di ordini elettronici internazionali coinvolge anche il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, che deve tradurre e consegnare i documenti elettronici secondo lo standard Peppol da e per gli utenti italiani. 

Tutti gli ordini ricevuti attraverso questo sistema devono contenere l’identificativo del documento e la sua data di emissione oltre che l’Endpoint ID, cioè l’ID del mittente.

Piattaforma Peppol di A-Cube 

Oltre ad essere access point accreditato, A-Cube è anche parte dell’eDelivery Network di Peppol. La piattaforma Peppol di A-Cube: 

• funziona in tempo reale, quindi i documenti vengono inviati e ricevuti immediatamente, senza code o attese; 
• svolge tutte le attività dialogando con i sistemi utilizzati dall’azienda in base alle impostazioni selezionate in modo automatico; 
• gestisce automaticamente i processi e le verifiche relative alle compliance dei documenti;
• è scalabile per aziende di ogni dimensione e con qualsiasi esigenza specifica. 

Con A-Cube Peppol API è possibile gestire diversi tipi di documenti come fatture, note di credito, ordini e risposte agli ordini e avvisi di spedizione. Attraverso la A-Cube API monitoring dashboard è possibile: 

• monitorare i consumi e consultare statistiche di utilizzo totali o aggregate per partita Iva;
• gestire i flussi dei documenti in entrata e uscita e analizzarli applicando dei filtri;
• utilizzare i webhook per decidere in che modo la piattaforma deve interagire con i sistemi a seconda delle aziende;
• scegliere configurazioni specifiche in base alle proprie esigenze.

Per la risoluzione di eventuali problematiche, A-Cube offre un supporto clienti via e-mail con tempi di risposta velocissimi oltre che un forum discussione. È inoltre possibile richiedere dei piani di assistenza personalizzati qualora ci fossero esigenze specifiche.

Peppol e il futuro degli scambi documentali 

Secondo OpenPeppol, in futuro il sistema potrà essere utilizzato per la standardizzazione della logistica e per gestire lo scambio di informazioni tra settore pubblico, cittadini e imprese. 

Come abbiamo anticipato, sempre più Paesi stanno introducendo norme per la fatturazione elettronica obbligatoria per la quale Peppol potrebbe diventare uno standard comune sia nel B2B che nel B2G. Un aspetto da non sottovalutare, inoltre, è che si tratta di una rete grazie alla quale le autorità fiscali possono monitorare le transazioni in tempo reale, riducendo il rischio di frodi.