Salvare fatture elettroniche, ricevute o libri contabili nel proprio archivio non tutela contro eventuali accertamenti o problemi legali che potrebbero verificarsi in futuro. Per preservare i propri documenti a norma di legge è necessario un ulteriore snodo: la conservazione sostitutiva. Si tratta di un processo obbligatorio, spesso ritenuto complesso o eccessivamente tecnico ma fondamentale per mantenere la validità giuridica dei documenti nel tempo. 

In questo articolo facciamo chiarezza sui presupposti che la rendono conforme, sugli obblighi previsti dalla normativa e sulle soluzioni che possono snellire questo processo. Ad esempio: sai che puoi adottare le API A-Cube per l’automazione della conservazione sostitutiva?

Cos’è la conservazione sostitutiva a norma

La conservazione sostitutiva, detta anche conservazione digitale a norma, è un processo grazie al quale si attribuisce valore legale ai documenti informatici e se ne garantisce autenticità, integrità e reperibilità nel tempo. A questo scopo bisogna utilizzare strumenti tecnologici specifici e seguire regole precise, che permettono di dematerializzare i documenti cartacei, digitalizzarli e conservarli rispettando le normative. Queste ultime sono regolate dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dalle linee guida AgID. 

In altre parole, la conservazione sostitutiva è un processo che trasforma un semplice documento in un elemento probatorio, pronto per essere esibito in caso di necessità, controllo o contenzioso. 

Per aziende, professionisti, enti pubblici e intermediari fiscali, adottare un sistema di conservazione sostitutiva non è solo un adempimento o un’opzione, ma un obbligo normativo. Si tratta di una garanzia di sicurezza e tracciabilità, indispensabile per affrontare la trasformazione digitale in modo davvero conforme e sostenibile. Tra i documenti che si è tenuti a conservare rientrano fatture elettroniche, libri contabili, registri IVA, PEC rilevanti ai fini fiscali, scontrini elettronici e altri documenti informatici a valore legale.

Oltre a consentire la preservazione e il recupero rapido dei documenti, la conservazione sostitutiva permette anche di ridurre lo spazio e i costi necessari per archiviare i documenti cartacei. Infine, dà la possibilità di proteggerli da danni fisici o smarrimenti.

Differenza tra archiviazione documentale e conservazione sostitutiva

Quando si parla di conservazione sostitutiva dei documenti non ci si riferisce a una semplice archiviazione digitale. Non è detto che un file salvato su un server o in cloud, infatti, sia automaticamente a norma di legge. Quindi, anche se spesso i due termini “archiviazione documentale” e “conservazione sostitutiva” vengono usati impropriamente come sinonimi, nella realtà indicano attività molto diverse. La differenza è riscontrabile sia dal punto di vista normativo che da quello legale.

L’archiviazione documentale riguarda la gestione di documenti cartacei o digitali. È un’attività ampia e generica che ha lo scopo di organizzarli e renderli facilmente accessibili. Quindi può comprendere la scansione di fatture, contratti e simili e la loro memorizzazione su supporti come server, hard disk oppure in cloud. Questa attività però non garantisce il valore legale dei documenti archiviati né assicura la conformità alle leggi italiane.

Come abbiamo visto, invece, la conservazione sostitutiva è un processo regolamentato che consente di digitalizzare un documento analogico con pieno valore legale oppure di mantenere nel tempo la validità giuridica di un documento digitale nativo. Nel prossimo paragrafo vediamo in che modo. 

Standard tecnici della conservazione sostitutiva

Per essere valida dal punto di vista normativo, la conservazione digitale deve rispettare una serie di standard tecnici definiti dalle Linee guida AgID. Tra i requisiti principali troviamo:

• l’apposizione della firma digitale e della marca temporale, che garantiscono rispettivamente autenticità e data certa del documento;
• la strutturazione in pacchetti di archiviazione (SIP, AIP, DIP) per assicurare la tracciabilità e la leggibilità nel tempo;
• la presenza di un responsabile della conservazione, cioè della figura incaricata di vigilare sull’intero processo e garantirne la conformità.

Un ulteriore aspetto spesso trascurato ma fondamentale è l’interoperabilità. Un sistema di conservazione conforme deve permettere l’accesso ai documenti anche a distanza di anni, indipendentemente dalla piattaforma utilizzata.

Per quanto riguarda invece i tempi di conservazione, è utile sapere che variano a seconda della tipologia di documento. In linea generale però si parla di una durata di almeno 10 anni in conformità con quanto previsto dalla normativa civilistica e fiscale italiana. La gestione corretta di questi vincoli temporali è essenziale per evitare problemi in sede di accertamento o revisione.

I rischi di una conservazione non conforme

Ignorare gli obblighi legati alla conservazione digitale dei documenti fiscali non è solo una questione burocratica. Può comportare conseguenze molto concrete sia sul piano legale che economico.

Il primo rischio che si corre è la perdita della validità legale dei documenti. Senza la conservazione sostitutiva eseguita secondo gli standard AgID, una fattura elettronica, un registro contabile o una PEC potrebbero non essere più considerati validi in caso di controllo da parte dell’Agenzia delle Entrate o di altri enti.

A ciò si aggiunge l’impossibilità di esibire il documento nei tempi e nei modi previsti, ad esempio durante una verifica fiscale o in fase di contenzioso. Senza un sistema che assicuri integrità, leggibilità e reperibilità nel lungo periodo, il documento rischia di essere inutilizzabile anche se formalmente esistente.

Le conseguenze? Sanzioni, perdita di credibilità con clienti e partner, danni alla reputazione aziendale e – nei casi più gravi – cause legali. In un contesto sempre più digitalizzato e regolamentato, la conservazione a norma dei documenti digitali non è solo un adempimento: è una tutela per il proprio business.

API Preservation di A‑Cube: la conservazione digitale a norma, senza complicazioni

Gestire correttamente la conservazione sostitutiva dei documenti può sembrare un processo complesso, soprattutto per chi deve integrarlo all’interno di flussi già strutturati. È qui che entra in gioco API Preservation di A‑Cube: una soluzione ideata per rendere questa procedura più semplice, sicura e conforme.

Attraverso un set di API REST, API Preservation consente di inviare al sistema di conservazione a norma fatture elettroniche, PEC, registri contabili o documenti firmati digitalmente. Il sistema permette di automatizzare ogni fase: dall’apposizione della firma digitale alla marca temporale, fino all’archiviazione per 10 anni secondo le Linee guida AgID. Si tratta di un servizio completamente integrabile con ERP, gestionali, CRM o sistemi già adottati per la gestione di Stripe o Peppol. È quindi ideale sia per aziende che per software provider che vogliono offrire la conservazione digitale a norma come funzionalità nativa.

Il sistema permette di conservare diverse tipologie di documenti come buste paga dei dipendenti, contratti, documenti di trasporto, Libro Cespiti e Libro Giornale, ordini dei clienti e dei fornitori, registri IVA e registri volontari. Una volta conservato con API Preservation, ognuno di questi documenti mantiene il suo valore legale nel tempo e resta facilmente reperibile. È possibile infatti usare filtri per le ricerche che possono essere effettuate, per esempio, per status o per data di creazione.

Conservazione sostitutiva: da obbligo a opportunità

Adottare una soluzione per la conservazione sostitutiva come quella ideata da noi di A-Cube permette di trasformare un adempimento che può risultare complesso in un procedimento fluido e automatico. Inoltre, garantisce il pieno rispetto delle normative. Vuoi mettere in sicurezza i tuoi documenti? Scopri API Preservation oppure chiedi maggiori informazioni a info@acubeapi.com.