Già dal 1° gennaio 2021, è entrato in vigore l’obbligo di emettere lo scontrino elettronico per tutti i titolari di partita IVA che effettuano attività di commercio e assimilate. Tutt’oggi include negozi fisici, artigiani, ristoranti, bar e hotel che devono memorizzare e trasmettere i corrispettivi giornalieri all’Agenzia delle Entrate. Sono esonerati, invece, i soggetti che effettuano operazioni marginali o esenti come tabaccai, edicolanti, tassisti etc. Dall’inizio del 2026, il rapporto tra POS e registratore telematico è entrato in una nuova fase. Per molti esercenti non si tratta più solo di accettare pagamenti elettronici e trasmettere i corrispettivi: diventa necessario garantire il corretto collegamento tra gli strumenti di incasso e quelli utilizzati per certificare le operazioni. Un passaggio che, sulla carta, può sembrare semplice. Nella pratica, però, porta con sé dubbi operativi, eccezioni, casi particolari e nuove responsabilità. In questo articolo rispondiamo alle domande più frequenti sul tema, con un taglio concreto e operativo, per chiarire cosa cambia e quali aspetti conviene prendere in considerazione fin da subito.

Chi è obbligato a emettere scontrino elettronico e chi è esente?

Dal 1° gennaio 2026, POS e registratore telematico devono essere connessi tra loro. Gli esercenti interessati dall’obbligo dovranno quindi garantire il collegamento tra i registratori telematici e gli strumenti di pagamento elettronico utilizzati. Inoltre, sono tenuti a indicare nel documento commerciale se il pagamento è avvenuto in contanti o con strumenti elettronici. Nello specifico, l’obbligo sussiste quando quando il POS è utilizzato:

• per incassare corrispettivi certificati con documento commerciale (RT o Documento Commerciale on line);
• sia per operazioni con documento commerciale sia per operazioni fuori campo IVA (es. vendita di tabacchi, generi di monopolio);
• sia per operazioni con documento commerciale sia per operazioni con fattura;
• sia per operazioni con documento commerciale sia per vendita di carburanti o tramite distributori automatici.

Questa norma ha un impatto diretto anche su software house e provider di soluzioni di pagamento e registratori telematici. Bisogna infatti garantire coerenza tra dati di incasso, identificativi dei terminali, punto vendita e strumenti usati per certificare il corrispettivo. In altre parole: il tema non è solo fiscale ma anche operativo. Per questo, noi di A-Cube abbiamo previsto diversi modelli di collaborazione con i partner.

Quando NON si applica l’obbligo di collegamento POS e registratore telematico?

In alcuni casi, non è necessario provvedere a collegare POS e registratori telematici. È il caso ad esempio dei corrispettivi che vengono certificati tramite distributori automatici, delle operazioni legate alla vendita di carburanti e alle ricariche dei veicoli elettrici. L’esenzione vale anche se il pagamento avviene con carta o altri strumenti elettronici. Va da sé che le attività già esonerate dall’obbligo di scontrino elettronico non devono provvedere al collegamento.

Cosa si intende per collegamento tra POS e registratore telematico?

Tra POS e registratore telematico va effettuata una connessione di tipo logico e non fisica.

Si tratta, nello specifico, di una comunicazione che viene effettuata attraverso una procedura web sul portale messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. Non è necessario quindi sostituire i dispositivi già in uso né adeguare l’hardware. 

Cosa significa, in pratica, per software house e provider di soluzioni retail? In questi casi il collegamento tra POS e RT va preso in considerazione dal punto di vista delle informazioni da allineare. Inoltre, è necessario che le soluzioni proposte ottengano una certificazione ufficiale.

Cosa deve fare concretamente l’esercente per connettere POS e RT?

La procedura per collegare POS e registratore telematico è stata resa nota con il Provvedimento n. 424470/2025. Come anticipato, dal 5 marzo 2026 l’esercente può connettersi al portale Fatture e corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate, navigare fino a “Collegamento dispositivi – POS” e seguire la procedura precompilata con:

• i dati dei POS comunicati mensilmente dagli acquirer;
• gli RT attivi nel periodo di riferimento (cioè dal secondo mese precedente a quello di collegamento).

È possibile seguire due modalità puntuali in base al numero di registratori telematici attivi. 

• Fino a 5 RT, modalità semplificata: la registrazione avviene tramite spunta su elenchi precompilati in un’unica schermata. Si seleziona la matricola RT, i POS da associare e si inserisce l’indirizzo del punto vendita.
• Con più di 5 RT, modalità standard: si effettua una ricerca tramite filtri per acquirer o Terminal ID e selezione dei POS da collegare.

Gli esercenti che utilizzano la procedura web “Documento Commerciale on line” (Smart Receipts) possono effettuare il collegamento nella nuova sezione “Associazione strumenti di pagamento elettronico”. Trattandosi di un’operazione non delegabile, le software house devono progettare percorsi di assistenza molto chiari.

Se il collegamento non è stato effettuato, si visualizza un messaggio di errore dal quale è possibile: 

• interrogare le associazioni tra POS e Documento Commerciale on line già comunicate; 
• effettuare una nuova associazione attraverso il pulsante “Inserisci collegamento”; 
• visualizzare i POS per i quali non risulta ancora alcuna associazione (pulsante POS non collegati).

La comunicazione è effettuata una tantum e, successivamente, solo in caso di novità o variazioni. Se il POS è già in uso da gennaio 2026, va fatta entro 45 giorni dal 5 marzo 2026. Per POS nuovi o variazioni, bisogna procedere tra il giorno 6 e l’ultimo giorno del secondo mese successivo all’evento di modifica.

E se si hanno più POS?

È possibile associare più POS fisici e virtuali a un unico registratore telematico. E, viceversa, un singolo strumento di pagamento elettronico può essere collegato a più RT. Se si tratta di POS fisico, è necessario che i registratori si trovino nello stesso punto vendita. Per quelli virtuali, invece, l’associazione può riguardare anche dispositivi presenti in sedi diverse. 

• Come si procede? Per esercenti con molti dispositivi, il portale dell’Agenzia delle Entrate mette a disposizione una modalità massiva che permette di:
• scaricare un file CSV precompilato con i dati dei POS attivi;
• compilare il file CSV con i dati degli RT da collegare;
• effettuare l’upload del file CSV completato;
• usare la funzione “storico richieste massive” per verificare eventuali errori.

La modalità massiva però non consente di aggiungere POS non presenti nel sistema e che devono comunque essere aggiunti tramite procedura puntuale.

Se un POS fisico già collegato deve essere utilizzato in un altro esercizio, occorre prima chiudere il precedente abbinamento indicando la data di fine utilizzo. Solo successivamente è possibile registrarlo con il corretto indirizzo.

Quando aumentano dispositivi, punti vendita e flussi da gestire, la compliance non può più dipendere da attività manuali. In questi casi, la nostra soluzione A-Cube Scontrino Elettronico Smart aiuta a centralizzare l’emissione dei documenti commerciali, automatizzare i flussi e integrare lo scontrino elettronico nei sistemi gestionali o di pagamento già esistenti. La documentazione tecnica è basata su OpenAPI 3.0 e il servizio supporta anche webhook per governare gli stati del processo.

Quali sanzioni si rischiano in caso di irregolarità?

Chi non rispetta l’obbligo di collegamento tra POS e registratore telematico incorre in sanzioni economiche e accessorie, come la sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’attività. Le violazioni riguardano il mancato collegamento tra il dispositivo con cui si accettano i pagamenti elettronici e lo strumento che registra e memorizza i corrispettivi. E anche la mancata memorizzazione o trasmissione dei dati relativi ai pagamenti elettronici.

Per ciascuna violazione si applica una sanzione amministrativa di 100 euro, fino a un massimo di 1.000 euro per trimestre. Inoltre, la sanzione da 1.000 a 4.000 euro, già prevista per chi non installa i dispositivi per l’emissione dello scontrino fiscale, si applica anche nei casi in cui non venga effettuato il corretto collegamento tra gli strumenti di pagamento elettronico e quelli utilizzati per registrare, memorizzare e trasmettere i dati dei corrispettivi e dei pagamenti giornalieri.

Come funziona in caso di attività miste?

Per le attività nelle quali si effettuano sia operazioni soggette a certificazione tramite RT che operazioni esonerate (le cosiddette attività miste) il discorso è più articolato. Nel caso in cui l’esercente utilizzi lo stesso POS per entrambe le tipologie di corrispettivi, il collegamento deve essere registrato. Se dispone di un terminale dedicato esclusivamente agli incassi relativi a operazioni non soggette a certificazione mediante documento commerciale, potrà evitare l’abbinamento. Ciò a patto però di dichiararne l’utilizzo esclusivo attraverso la procedura telematica. Dopo questa comunicazione, il sistema non segnalerà più quel dispositivo tra quelli da collegare.

Lo scontrino elettronico va emesso anche per i bonifici bancari con collegamento automatico POS e registratore telematico? 

Trattandosi di un pagamento tracciabile che deve essere certificato e registrato telematicamente all’Agenzia delle Entrate, anche in caso di bonifico bancario va emesso lo scontrino elettronico. Il documento commerciale corrispondente deve riportare la modalità di pagamento e l’importo incassato. L’AdE ha però chiarito che questa tipologia di pagamento non rientra tra quelle soggette a collegamento tra POS e registratore telematico.

Se emetto fattura, devo comunque emettere lo scontrino elettronico con POS collegato al RT?

L’Agenzia delle Entrate ha anche chiarito che l’obbligo di connessione diretta tra metodo di pagamento e registratore telematico non si applica quando tutti i corrispettivi sono certificati esclusivamente tramite fattura. Sussiste però un’eccezione. Nel caso in cui il POS venga utilizzato per incassare pagamenti relativi a operazioni che vengono documentate anche con documento commerciale (oltre che con fattura), il collegamento con il RT diventa necessario.

Cosa succede se il registratore telematico non funziona?

Se il registratore telematico è guasto, bisogna prima di tutto contattare un tecnico abilitato, così da avviare la manutenzione del dispositivo nel più breve tempo possibile. In parallelo, il malfunzionamento deve essere segnalato all’Agenzia delle Entrate tramite l’area “Fatture e Corrispettivi”. La comunicazione va effettuata nella sezione dedicata alla gestione dei dispositivi, indicando il registratore come fuori servizio. Durante il periodo di guasto, l’esercente è comunque tenuto a emettere un documento commerciale di emergenza, in formato manuale o cartaceo, per certificare correttamente le operazioni effettuate.

Anche in caso di restituzione o dismissione del POS è importante seguire la procedura corretta. Occorre per prima cosa rimuovere l’associazione tra POS e registratore telematico, indicando la data a partire dalla quale il terminale non è più utilizzato. Solo dopo questo passaggio è possibile comunicare la restituzione del dispositivo tramite la funzione dedicata ai POS non collegati. In questo modo si evita che il sistema continui a considerare il terminale come ancora attivabile.

Per le software house tutto questo si traduce nella necessità di gestire guasti, sostituzioni e restituzioni con procedure semplici. L’efficacia di una soluzione si misura anche in questo. Con le nostre API, noi di A-Cube sosteniamo chi sviluppa software per i corrispettivi elettronici, aiutandoli a ridurre costi e tempi. Vuoi saperne di più? Scrivici a info@acubeapi.com: potrai testare le nostre soluzioni gratuitamente.