E-faktura: od kiedy obowiązkowa? Kogo dotyczy? - A-Cube API

Najważniejsze informacje z artykułu:

Obowiązek stosowania e-faktur wchodzi w życie etapami, zaczynając od 1 lutego 2026 roku dla dużych firm (powyżej 200 mln zł obrotu) oraz od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców.
System KSeF nie obejmuje wszystkich transakcji, ponieważ wyłączone są z niego faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych (B2C) oraz dokumenty od podmiotów niemających siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.
Faktury przesłane do systemu są archiwizowane automatycznie przez 10 lat, co zdejmuje z przedsiębiorcy obowiązek samodzielnego przechowywania dokumentów w tym okresie.
W KSeF nie ma możliwości edycji ani anulowania faktury, dlatego każdy błąd po nadaniu numeru identyfikacyjnego wymaga wystawienia oficjalnej faktury korygującej.

78% przedsiębiorców, według badania inFakt Indeks 2025, słyszało już o KSeF. Wielu z nich jednak ma bazową wiedzę i widzi ryzyko w nowym systemie. Jak w 2026 roku będzie wyglądać wystawianie faktur, od kiedy zmiany są obowiązkowe i co, jeśli zdarzy się pomyłka? Poniżej znajdziesz odpowiedź.

E-faktura co to jest?

E-faktura to nowoczesny dokument księgowy w formacie cyfrowym, który został wystawiony, przesłany, usystematyzowany i otrzymany w formie umożliwiającej automatyczne i elektroniczne przetwarzanie.

E-faktury od kiedy obowiązkowe?

Elektroniczne faktury, zgodnie z ustawą o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, wchodzą w życie:

od 1 lutego 2026 roku (dotyczy dużych przedsiębiorstw, u których wartość sprzedaży w 2025 roku była wyższa niż 200 mln zł),
od 1 kwietnia 2026 roku (dotyczy pozostałych przedsiębiorstw).

Do końca 2026 roku podatnicy, których obrót miesięczny wynosi mniej niż 10 tys. zł brutto, mogą wystawiać faktury w tradycyjnej formie.

Kogo nie dotyczy wystawianie faktur przez KSeF?

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie dotyczy podatników, którzy nie mają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski.

Wyłączenie obejmuje również podatników, którzy nie mają siedziby działalności gospodarczej w Polsce, ale posiadają tu stałe miejsce prowadzenia działalności, o ile nie jest ono związane z daną dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Z obowiązku wystawiania faktur w KSeF wyłączeni są także przedsiębiorcy z innych państw Unii Europejskiej, którzy nie mają siedziby w Polsce, osiągają bardzo niską sprzedaż na terenie UE i w Polsce, nie przekraczają limitów sprzedaży uprawniających do zwolnienia podmiotowego oraz nie wykonują czynności, które z mocy prawa muszą być opodatkowane VAT.

System KSeF nie obejmuje również faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Jak wystawiać faktury elektroniczne?

Aby móc wystawiać faktury elektroniczne, można skorzystać z bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów lub programów komercyjnych.

Jak można przeczytać na stronie gov.pl, Ministerstwo udostępniło aplikację podatnika KSeF w wersji testowej i demonstracyjnej. Można na niej wystawić, odebrać i przeglądać faktury.

Aplikacja umożliwia ponadto pobieranie wysłanych faktur w postaci XML, HTML lub PDF, wyświetlanie historii sesji, pobieranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru oraz dostęp do faktur w trybie offline. Można z niej skorzystać od 1 lutego 2026 roku.

Data wystawienia oraz otrzymania w KSeF

W KSeF za dzień wystawienia faktury uznaje się dzień przesłania jej do Krajowego Systemu e-Faktur. Jedynymi wyjątkami są dokumenty wystawiane w trybie offline24, w trybie niedostępności KSeF oraz w trybie awaryjnym.

Data otrzymania faktury dotyczy z kolei faktury, która została doręczona w momencie przydzielenia jej numeru identyfikującego w KSeF.

Czy da się wystawić faktury z załącznikiem?

W KSeF jest możliwość wystawienia faktury z załącznikiem, natomiast ważne, aby mieć na uwadze, że stanowi on integralną część faktury, a nie jest osobnym plikiem. Aby móc korzystać z takiej opcji, podatnik musi wcześniej zgłosić zamiar wystawienia faktury z załącznikami. Od 1 stycznia 2026 roku można to zrobić za pośrednictwem urzędu skarbowego.

Jak wyglądają płatności za faktury?

W przypadku płatności za faktury w KSeF system nie wprowadza obowiązku płatności wyłącznie przelewem. Płatność gotówką jest dozwolona pod warunkiem, że jej wysokość nie przekracza 15 000 zł. Przekroczenie tej kwoty skutkuje sankcjami podatkowymi (brakiem możliwości zaliczenia wydatków do kosztów albo koniecznością korekty). Przy wyższych kwotach płatność musi być dokonana za pośrednictwem rachunku bankowego.

Jak przechowywać faktury?

Faktury przesłane do KSeF są automatycznie przechowywane przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostaną wystawione. W tym okresie przedsiębiorca nie ma obowiązku samodzielnego archiwizowania faktur. Jeśli ten termin minie, podatnik powinien przechowywać dokumenty we własnym zakresie.

Co jeśli się pomylę? Czym są faktury korygujące?

W KSeF nie ma możliwości anulowania ani edycji faktury. Faktura po przyjęciu do KSeF staje się dokumentem prawnym i nie można jej zmienić. W przypadku pomyłki należy przesłać fakturę korygującą.

Powinna ona zawierać między innymi: numer kolejny, datę wystawienia, numer KSeF, dane oryginalnej faktury, nazwę lub rodzaj towaru objętego korektą oraz dokładne wskazanie kwoty zmiany (różnicy) z precyzyjnym określeniem, czy dotyczy ona towarów ze stawką 23%, 8% czy zwolnionych z VAT, oraz prawidłową treść korygowanych pozycji.

Jakie sankcje grożą za źle wystawione faktury?

Za źle wystawione faktury naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć na podatnika karę pieniężną. Grozi ona między innymi w przypadku:

niewystawienia faktury w KSeF mimo obowiązku,

niewystawienia faktury ustrukturyzowanej mimo obowiązku,
wystawienia faktury niezgodnej ze strukturą logiczną podczas awarii lub w trybie offline,
braku przesłania faktury w wymaganym terminie.

Sankcja może wynieść nawet do 100% podatku VAT wykazanego na fakturze. Natomiast jeśli faktura nie zawiera VAT, kara może sięgnąć do 18,7% kwoty brutto. Dlatego tak ważne jest rzetelne prowadzenie procesu fakturowania oraz korzystanie z rozwiązań, które automatycznie weryfikują poprawność danych i zgodność dokumentów z wymaganiami KSeF.

Chcesz uniknąć kosztownych błędów i sankcji podatkowych? Postaw na automatyzację e-fakturowania i system, który zadba o zgodność z KSeF za Ciebie. Wejdź na naszą stronę A-Cube API i skontaktuj się z nami.

E-faktury – FAQ

Co to jest e-faktura?

E-faktura to nowoczesny dokument księgowy w formacie cyfrowym, który został wystawiony, przesłany, usystematyzowany i otrzymany w formie umożliwiającej automatyczne i elektroniczne przetwarzanie.

E-faktura od kiedy jest obowiązkowa?

Elektroniczne faktury wchodzą w życie od 1 lutego 2026 roku (dotyczy dużych przedsiębiorstw, u których wartość sprzedaży w 2025 roku była wyższa niż 200 mln zł) oraz od 1 kwietnia 2026 roku (dotyczy pozostałych przedsiębiorstw).

Co jeśli się pomylę przy wystawianiu e-faktury?

W KSeF nie ma możliwości anulowania ani edycji faktury. W razie pomyłki należy przesłać fakturę korygującą.

Źródła:

E-faktura (faktura elektroniczna) – czym jest i od kiedy obowiązkowa?