Nel 2021, il governo polacco ha introdotto un progetto di legge per promuovere la fatturazione elettronica, che prevedeva tra le altre cose che tutte le fatture venissero emesse ed inviate tramite il Sistema Nazionale di fatturazione elettronica (in polacco abbreviato KSeF). I contribuenti IVA in Polonia avrebbero dovuto adeguarsi ricevendo incentivi tra cui una riduzione di un terzo sui tempi di rimborso dell’IVA (da 60 a 40 giorni) e una esenzione dal deposito del file JPK_FA, cioè i Single Audit Files che vengono normalmente inviati alle autorità fiscali.

La piattaforma KSeF è online dal 1 gennaio 2022 e alcune aziende polacche la stanno già utilizzando volontariamente. Le fatture strutturate, gestite tramite KSeF come file XML, coesisteranno in un primo tempo con il cartaceo e altri formati elettronici. La piattaforma fornisce notifiche sullo stato delle fatture, inclusi numeri assegnati, eventuali rifiuti e avvisi sui tempi di inattività. Le fatture possono essere ricercate, scaricate in formato originale o PDF e archiviate per 10 anni sul portale. In sintesi, le funzioni di KSeF includono quindi l’emissione, la ricezione e la convalida delle fatture elettroniche, l’assegnazione di ID univoci e la funzione di archivio per i documenti fiscali.

Il percorso verso l’implementazione del KSeF in Polonia è stato però segnato da numerosi colpi di scena, ritardi e modifiche significative. Proviamo a ripercorrere la cronologia di quanto annunciato fino ad oggi e delle tappe future che porteranno all’adozione dell’e-invoicing polacca.

Dopo alcuni annunci di proroga in merito alle tempistiche di adozione, il progetto era finalmente previsto in partenza per il 1° luglio 2024, ma il 19 gennaio scorso è stato rinviato a sorpresa dal Ministro delle Finanze Andrzej Domański. Il motivo? Sono stati diagnosticati errori sulla piattaforma KSeF ed era dunque necessario un audit IT esterno per capire se proseguire con il sistema o eventualmente adottarne uno completamente diverso. L’audit ha in effetti messo in luce gravi carenze tecniche, spingendo il Governo a riconsiderare la sua strategia di attuazione, rinviando l’obbligatorietà del KSeF di quasi due anni, cioè dal 1° febbraio 2026.

Il progetto di modifica della legge sull’IVA e delle leggi correlate, compreso il rinvio dell’attuazione del KSeF, è stato sottoposto in questi mesi a processi legislativi e consultazioni pubbliche dettagliate. Il rinvio dell’attuazione del KSeF al 2026 è stato nel frattempo ufficialmente approvato dal Consiglio dei Ministri e il Ministero delle Finanze ha delineato un piano di attuazione in due fasi per KSeF, con scadenze diverse per le grandi e le piccole imprese. 1 febbraio 2026 per le aziende con un fatturato superiore a 200 milioni di PLN nell’anno precedente e 1 aprile 2026 per le altre.

Sono state nel frattempo finalizzate le modifiche legislative per accogliere le nuove date riprogrammate e altri adeguamenti tecnici al KSeF per semplificare alcune procedure. Ad esempio la gestione delle multe, la generazione di QR code di emergenza e l’uso volontario di KSeF per fatture B2C. Il Ministero ha preparato alcune attività di formazione e sostegno per gli imprenditori, compresa la formazione dei dipendenti, con incontri individuali e una campagna pubblica informativa.

Gli esperti hanno criticato il piano di attuazione in due fasi, sostenendone che l’attuazione simultanea per tutti i contribuenti sarebbe preferibile. Al momento il tema è fonte di ampio dibattito nel Paese: le discussioni riguardano tra le altre cose l’adattamento di KSeF agli standard europei, per cercare di allinearlo quanto più possibile ai requisiti UE previsti. La decisione di ritardare l’implementazione del portale di e-invoicing in Polonia ha incontrato invece un favore trasversale a causa degli evidenti difetti tecnici identificati, ma per alcune aziende che avevano già investito nella preparazione tecnica ha comportato spese impreviste anche ingenti. Anche il Ministero delle Finanze ha subito perdite economiche importanti da questi rinvii, al momento stimate in circa 30 milioni di PLN, circa 7 milioni di euro.

Vuoi essere pronto a questo importante cambiamento e testare da subito e senza impegno la fatturazione elettronica con KSeF? La piattaforma API REST certificata di A-Cube ti consente di scambiare fatture elettroniche con le autorità polacche e può essere integrata con tutti i software. Un’opzione sicura, aggiornata man mano e facile da usare per le aziende, indipendentemente dalle loro dimensioni. Le API di A-Cube aiutano le aziende nel mercato polacco a conformarsi alle normative locali, fornendo tutte le funzionalità e le comodità previste da un sistema di fatturazione e comunicazione all’avanguardia, sempre aggiornato con le ultime normative vigenti. Richiedi subito l’accesso gratuito e immediato alla sandbox da questa pagina oppure contattaci per ogni informazione tecnica e commerciale a info@acubeapi.com.