Chi è obbligato a emettere fattura elettronica lo sa bene: tra gestione dei file, risposte dal Sistema di Interscambio e flussi interni ed esterni non sempre lineari, il margine per commettere errori anche involontari è alto. Non è un caso che una delle problematiche fiscali più frequenti di aziende e professionisti sia proprio l’invio tardivo della fattura elettronica. In questo caso, anche un banale ritardo rischia di tradursi in sanzioni rilevanti. Nell’articolo vedremo a quali multe va incontro chi trasmette una fattura elettronica oltre i tempi previsti. E, soprattutto, quali sistemi adottare per evitare sviste e dimenticanze.  

Tempistiche per emettere fattura elettronica

Nel 2019, l’Italia è stata uno tra i primi Paesi a optare per la fatturazione elettronica estendendola a quasi tutti i soggetti Iva. E, nel 2023, ha ottenuto una proroga dall’Ue per continuare a utilizzare il Sistema di Interscambio (SdI) fino al 31 dicembre 2027 o fino all’introduzione definitiva di un sistema europeo alternativo.

In linea generale, la fattura elettronica deve essere inviata tramite il Sistema di Interscambio entro 12 giorni dalla data in cui è stata effettuata l’operazione, vale a dire dalla consegna del bene o dalla prestazione effettuata. È possibile emettere una fattura elettronica differita quando l’operazione è attestata da un Documento di Trasporto (DDT) o da un documento equivalente. In questo caso, si ha tempo fino al 15 del mese successivo per emetterla. Questa soluzione può rivelarsi utile per chi, ad esempio, effettua più consegne a uno stesso cliente nello stesso mese e vuole raggruppare tutto in un’unica fattura.

Un aspetto da tenere in considerazione è che a fare fede per il rispetto dei termini è la data effettiva di trasmissione al Sistema di Interscambio, non quella indicata nella fattura. In altre parole: l’invio tardivo della fattura elettronica avviene se questa viene trasmessa in ritardo allo SdI anche quando è creata nei tempi giusti. E non finisce qui: se la fattura viene scartata per errori tecnici o formali, la trasmissione viene considerata come non avvenuta. In che modo è possibile rimediare? Si hanno 5 giorni di tempo dalla notifica di scarto per correggere e inviare nuovamente il documento, evitando così le sanzioni

Invio tardivo della fattura elettronica: le sanzioni

Come anticipato, inviare una fattura elettronica oltre i termini previsti può trasformarsi in una violazione fiscale con conseguenze economiche anche significative. Queste cambiano a seconda che l’invio sia tardivo oppure che la fattura sia errata; per ognuna di queste due eventualità si applicano multe in base all’influenza che queste hanno sull’IVA.

• Se l’invio tardivo della fattura elettronica non influisce sulla liquidazione dell’IVA, la sanzione da 250 a 2.000 euro. In caso contrario, la multa può arrivare fino al 70% dell’IVA relativa all’operazione, con un minimo di 300 euro. 
• Se la fattura elettronica viene emessa con errori, si prevede una sanzione da 250 a 2.000 euro se questi non influiscono sulla liquidazione dell’IVA e fino al 70% dell’IVA relativa all’operazione, con un minimo di 300 euro, in caso contrario.
• Le penali per omessa fatturazione, invece, vanno dal 90% al 180% dell’IVA, con un minimo di 500 euro. 

Cosa succede alla fattura elettronica scartata dal Sistema di Interscambio? Questa eventualità può verificarsi per un errore nel file XML, per l’inserimento di un codice destinatario errato e così via. In questi casi la fattura non si considera trasmessa e, a tutti gli effetti, è come se non fosse mai stata inviata. È possibile però rimediare. Correggendo e trasmettendo nuovamente la fattura elettronica entro 5 giorni dalla notifica di scarto, si possono evitare problemi. Superato questo termine, però, si applicano le stesse regole e le stesse multe di un invio tardivo.

Quando è possibile ricorrere al ravvedimento operoso

Se una fattura elettronica viene inviata oltre i termini previsti è possibile rimediare attraverso il ravvedimento operoso. Questo strumento consente di regolarizzare la posizione fiscale spontaneamente, beneficiando di una sanzione ridotta rispetto a quella ordinaria. Si basa sul principio della tempestività: più velocemente si interviene, meno si paga. 

Le riduzioni variano a seconda del tempo trascorso dalla violazione, con aliquote che vanno da 1/10 della multa (entro 30 giorni) fino a 1/7 (se ci si ravvede oltre l’anno, ma entro i termini per la dichiarazione IVA). Per completare la procedura di ravvedimento operoso, è necessario effettuare il versamento tramite modello F24, utilizzando il codice tributo 8911 e indicando l’anno in cui è avvenuta l’irregolarità.

Sebbene si tratti di una soluzione utile per limitare le possibili conseguenze dell’invio tardivo della fattura elettronica (o della sua mancata emissione), non bisogna considerarlo come una sostituzione delle norme da seguire. Come per numerosi flussi aziendali, anche nel caso dell’emissione delle fatture elettroniche bisogna adottare un approccio preventivo basato su strumenti affidabili e integrati. Tra i modi più sicuri per non trovarsi a dover pagare multe salate c’è quello di automatizzare il processo di fatturazione elettronica.

Automatizzare l’invio delle fatture con A‑Cube: meno rischi, più controllo

Ad A-Cube abbiamo ideato diverse API che sono in grado di rendere automatica la trasmissione delle fatture elettroniche e garantirne la piena conformità normativa. Il tutto senza complicazioni operative né rallentamenti nella gestione quotidiana del lavoro. Eccone alcune.

Con API e‑Invoicing Italia è possibile generare, firmare digitalmente e inviare le fatture elettroniche al Sistema di Interscambio in tempo reale, direttamente dai propri sistemi gestionali o da ambienti custom. La dashboard è intuitiva e personalizzabile e permette di:

• inviare fatture sia in formato XML che JSON;
• comunicare via REST API o tramite protocollo FTP;
• automatizzare processi su codici fiscali e partite IVA;
• gestire automaticamente notifiche ed eventuali scarti;
• accedere a statistiche di utilizzo totali o aggregate per partita Iva;
• impostare azioni specifiche per ogni azienda.

Un’altra soluzione in grado di ridurre al minimo l’intervento manuale e il rischio di errori, è A‑Cube Transfer. Con questo sistema API è possibile:

• gestire e trasformare i documenti digitali; 
• estrarre le informazioni necessarie da file di ogni tipologia per creare documenti digitali come fatture elettroniche, ricevute, ordini online o documenti di trasporto;
• inviare i file creati al Sistema di Interscambio, al canale governativo di riferimento oppure al gestionale in uso, anche in modo automatizzato. 

Per chi utilizza Stripe per l’elaborazione dei pagamenti con carte, wallet digitali e sistemi Buy Now Pay Later (BNPL) abbiamo invece elaborato l’e-invoicing App per Stripe. Permette di gestire e inviare le fatture elettroniche allo SdI direttamente dalla dashboard di Stripe con un solo click oppure in automatico, in modo integrato e conforme. Il tutto avviene in tempo reale, in modo da non creare rallentamenti o code nelle trasmissioni dei documenti.

Grazie a queste soluzioni, l’invio tardivo della fattura elettronica diventa un rischio che appartiene al passato.

Rispettare i tempi, senza stress

Come abbiamo visto, l’invio tardivo della fattura elettronica non è solo un problema operativo e può portare a multe di entità considerevoli. E la gestione manuale comporta tempo e risorse. Anche se resta disponibile la possibilità di sanare eventuali errori con il ravvedimento operoso, conviene dotarsi di sistemi di automazione che sollevino il team dai compiti più ripetitivi come da quelli che possono facilmente comportare errori. 

Affidarsi a soluzioni e strumenti come quelli sviluppati da noi di A-Cube permette di rispettare le scadenze, monitorare eventuali sbagli o dimenticanze e ridurre al minimo la possibilità di omissioni o scarti. Le nostre API, inoltre, sono scalabili e personalizzabili per ogni esigenza e facilmente integrabili con ogni gestionale o ERP aziendale. Per saperne di più, è possibile contattarci a info@acubeapi.com.