Quadro normativo e finalità

La Legge di Bilancio 2025 (L. n. 207/2024, art. 1, commi 74–77) ha introdotto, dal 1° gennaio 2026, due obblighi distinti a carico degli esercenti:

•   Obbligo di indicare nel documento commerciale se il pagamento è avvenuto in contanti o con strumenti elettronici.

•   Obbligo di collegamento logico tra i Registratori Telematici (RT) e gli strumenti di incasso utilizzati (POS, SoftPOS, Satispay, e altri strumenti di pagamento elettronico).

La finalità è garantire la coerenza tra i dati dei corrispettivi memorizzati/trasmessi dagli RT e i dati del transato elettronico comunicati dagli acquirer, consentendo un controllo incrociato da parte dell’Amministrazione finanziaria.

Sanzioni previste
Mancato collegamento POS–RT: da 1.000 a 4.000 euro a carico del Merchant.
Mancata memorizzazione/trasmissione: 100 euro per singola violazione, fino a un massimo di 1.000 euro per trimestre sempre a carico del Merchant.

Ambito di applicazione

Il collegamento è OBBLIGATORIO nei seguenti casi:

•   Il POS è utilizzato per incassare corrispettivi certificati con documento commerciale (RT o Documento Commerciale on line).
•   Il POS è utilizzato sia per operazioni con documento commerciale sia per operazioni fuori campo IVA (es. vendita di tabacchi, generi di monopolio).
•   Il POS è utilizzato sia per operazioni con documento commerciale sia per operazioni con fattura.
•   Il POS è utilizzato sia per operazioni con documento commerciale sia per vendita di carburanti o tramite distributori automatici.

Il collegamento NON È RICHIESTO se il POS è utilizzato esclusivamente per:

•   Operazioni esenti dall’obbligo di memorizzazione/trasmissione telematica (ex art. 1, DM 10 maggio 2019).
•   Vendite tramite distributori automatici (vending machine), vendite di carburanti e ricariche di veicoli elettrici.
•   Vendite documentate esclusivamente con fattura.

Criterio guida: se il POS viene usato ANCHE per operazioni soggette a documento commerciale, il collegamento va sempre registrato.

Strumenti coinvolti

Il termine “POS” include qualsiasi strumento hardware o software, fisico o virtuale, acquisito mediante contratto di convenzionamento con un acquirer:

– POS fisici (inclusi SoftPOS): identificati da Terminal ID + CF Acquirer + Denominazione Acquirer.
– POS virtuali (pagamenti via internet/app): identificati solo da CF Acquirer + Denominazione Acquirer (nessun Terminal ID).

L’obbligo di collegamento riguarda:

• Registratori Telematici (RT) e Server RT
• Procedura web “Documento Commerciale on line” (ad esempio le Smart Receipts di A-Cube)
• Soluzioni software (attualmente non ancora disponibili sul mercato).

Modalità di collegamento

Il collegamento richiesto non è di tipo fisico bensì logico, cioè consiste in una comunicazione effettuata mediante l’utilizzo di una procedura web sul portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia (leggi la guida operativa qui) senza necessità di sostituire o adeguare i dispositivi già in uso.

La comunicazione è effettuata una tantum e, successivamente, solo in caso di novità o variazioni rispetto a quanto già comunicato.

Fase di avvio – POS già in uso a gennaio 2026
Entro 45 giorni dal 5 marzo 2026
(la procedura sarà disponibile nel portale “Fatture e Corrispettivi” da quel giorno)

Fase a regime – Nuovi POS o variazioni
Tra il giorno 6 e l’ultimo giorno del secondo mese successivo all’evento di modifica.
Es.: un POS attivato a marzo 2026 va comunicato entro il 31 maggio 2026.

La procedura informatica

Accesso consentito dal 5 marzo 2026:
dal portale “Fatture e Corrispettivi” → sezione “Corrispettivi” → “Gestori ed Esercenti” → “Collegamento dispositivi – POS”.

La procedura è precompilata con:

• I dati dei POS comunicati mensilmente dagli acquirer.
• Gli RT attivi nel periodo di riferimento (che corrisponde al secondo mese precedente a quello di collegamento).

La modalità puntuale prevede due varianti in base al numero di RT attivi:

• Semplificata (fino a 5 RT): registrazione tramite spunta su elenchi precompilati in un’unica schermata. Si seleziona la matricola RT, i POS da associare e si inserisce l’indirizzo del punto vendita.
• Standard (più di 5 RT): ricerca tramite filtri per acquirer o Terminal ID e selezione dei POS da collegare.

Per esercenti con molti dispositivi, la modalità massiva permette di:

• Scaricare un file CSV precompilato con i dati dei POS attivi.
• Compilare il file CSV con i dati degli RT da collegare.
• Effettuare l’upload del file CSV completato.

La funzione “Storico richieste massive” consente di verificare eventuali errori.

La modalità massiva non consente di aggiungere POS non presenti a sistema: in tal caso occorre l’inserimento manuale tramite procedura puntuale.

Per gli esercenti che utilizzano la procedura web “Documento Commerciale on line” (Smart Receipts):

• Il collegamento va effettuato direttamente nella procedura web, nella nuova sezione “Funzionalità di supporto” → “Associazione strumenti di pagamento elettronico”.
• Questa operazione NON è delegabile: deve essere eseguita personalmente dall’esercente.
• Se il collegamento non è stato effettuato, la procedura mostrerà un messaggio informativo al momento dell’emissione del documento commerciale.
• Da qui è possibile poi interrogare le associazioni tra POS e Documento Commerciale on line, già comunicate, effettuare una nuova associazione attraverso il pulsante Inserisci collegamento, visualizzare i POS per i quali non risulta ancora alcuna associazione(pulsante POS non collegati)

Risorse e assistenza

L’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione:

• Una guida operativa pubblicata nell’area “Fatturazione elettronica e Corrispettivi telematici” del sito istituzionale.
• Pagine di help con videate esplicative, accessibili dal portale “Fatture e Corrispettivi” tramite il servizio “Info e assistenza”.
• I consueti canali di assistenza tecnica e amministrativa.
• Lo strumento dell’interpello per questioni interpretative complesse.
• FAQ aggiornate (ancora in fase di pubblicazione).